La téléphonie professionnelle renvoie l'image de votre entreprise, il s'agit du canal principal de tous les premiers contacts clients. Bien que toutes les entreprises utilisent des solutions de communication, il existe quelques techniques pour optimiser au maximum la téléphonie de votre entreprise. On va chercher à optimiser sa téléphonie pour plusieurs raisons, faire passer un maximum de messages, réduire les coûts tout en optant pour le matériel adéquat et enfin on va apporter de la valeur à son accueil téléphonique avec notamment, les numéros spéciaux.
1 - Opter pour la VoIp
La VoIP ne va plus être une option, avec l'arrêt progressif du RTC, il semblerait que nous n'ayons plus le choix, mais c'est loin d'être une mauvaise nouvelle.
La voix sur IP présente bien des avantages, le premier étant une maîtrise des coûts, pas négligeable puisque désormais vous pourrez téléphoner via votre accès internet. La mise en commun de tous les appareils de communication : fax, téléphone, visioconférence.
Enfin certaines fonctionnalités viendront s'ajouter telles que l'enregistrement des appels, les statistiques d’appels, les renvois, le regroupement de plusieurs établissements sur un même standard etc.
En tant qu'opérateur télécom, Proxycom vous accompagne pour migrer votre téléphonie sur IP. Demandez à être rappelé par notre équipe.
2 - Choisir l'équipement qui convient à votre activité
Le choix du matériel ne doit pas être pris à la légère. Il existe des solutions pour le secteur médical, pour la protection des travailleurs isolés ou bien pour la gestion d'un nombre important d'appels.
Les standards d'accueil téléphonique, initialement prévus pour une gestion importante d'appels entrants, il s'agit de l'allié principal des salariés en charge de l'accueil téléphonique. Facile et rapide à prendre en main, des raccourcis personnalisables, une compatibilité avec les casques audio et une garantie de 5 ans sur nos solutions.
Mais ce n'est pas tout, vous pouvez choisir de mettre en place un réseau sans fil avec dimensionnement sur mesure. Les téléphones sans fil ont quelques spécificités. Par exemple, dans le cas des salariés isolés, certains téléphones sans-fil sont équipés de dispositifs de protection (cordon d'alarme, perte de verticalité...). Ou encore, pour le milieu médical, vous pouvez opter pour un téléphone sans-fil avec revêtement anti-bactérien.
La téléphonie professionnelle s'adapte à vos besoins et certainement pas l'inverse.
3 - Une solution de communication unifiée
La communication unifiée c'est avant tout une garantie de mobilité et de flexibilité. En optant pour une solution de communication unifiée, vous offrez à vos collaborateurs une toute nouvelle façon de travailler. Ils peuvent collaborer de n'importe où, avec leur propre téléphone tout en présentant un numéro professionnel. De plus, cette solution permet une gestion de vos appels, simple et efficace puisqu'il est possible de les piloter directement via l'interface présente sur votre ordinateur et/ou depuis un smartphone.
En définitive, la communication unifiée vous permet de profiter d'un confort de travail n'importe où et n'importe quand.
4 - Miser sur les messages d'accueil téléphonique
Les messages personnalisés permettent de transmettre un maximum d'informations à un moment où l'interlocuteur est attentif. Il est possible de communiquer sur une offre promotionnelle, les horaires, les différentes activités ... Pour ce faire, plusieurs types de messages existent, le pré-décroché, il s'agit du message d'accueil dans lequel les informations sont génériques, traitant généralement de l'activité de l'entreprise. Le message d'attente, c'est souvent celui-ci qui doit être optimisé, en fonction du temps d'attente dans votre entreprise, vous pouvez même créer plusieurs messages. Enfin le répondeur qui va inviter à rappeler ultérieurement en indiquant bien souvent les horaires.
N'oubliez pas, le message est 100% personnalisable, musique, voix, texte alors n'hésitez pas à apporter votre touche.
5 - Développer le service à valeur ajoutée
Le service à valeur ajoutée, ou plus simplement les numéros en 0 800, est un service client pouvant être payant ou gratuit. Vous avez également le choix de la tarification, à l'appel ou à la minute. Ce service permet de valoriser les appels entrants sur certains services, de bénéficier d'une relation client de qualité. Il vient compléter votre téléphonie professionnelle en générant par ailleurs des revenus.
6 - Un partenaire de proximité
Enfin le dernier conseil et non des moindres, pour optimiser votre téléphonie professionnelle, optez pour un partenaire local. Ainsi, vous bénéficiez d'une proximité et d'un temps de réaction rapide. Un interlocuteur unique du début à la fin et un suivi de chaque situation au cas par cas.
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